Das Bordbuch: Warum KI erst Ihren Betrieb kennen muss
Eine KI ohne Wissen über Ihren Betrieb rät. Mit einem Bordbuch in Textdateien arbeitet sie wie eine eingearbeitete Aushilfe – und es gehört Ihnen.
Wer zum ersten Mal ein KI-Werkzeug ausprobiert, macht meist dieselbe Erfahrung: Die Antworten klingen gut, sind aber allgemein. Fragen Sie nach einem Angebot für ein Doppelzimmer, bekommen Sie einen schönen Text mit einem Preis, den Sie nie genannt haben. Die KI ist nicht schlecht. Sie kennt nur Ihren Betrieb nicht.
Die KI ist wie eine neue Aushilfe
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen morgen eine Aushilfe fürs Büro. Sehr fleißig, sehr schnell, schreibt in jeder Sprache – aber am ersten Tag weiß sie nichts über Ihren Betrieb. Was würden Sie ihr geben? Eine Preisliste, ein paar Beispiele, wie Sie schreiben, die wichtigsten Regeln. Und den Satz: „Bevor etwas rausgeht, zeigst du es mir.“
Genau das ist ein Bordbuch. Nur dass die Aushilfe in diesem Fall eine KI ist – und das Bordbuch auch jeder menschlichen Aushilfe hilft.
Was im Bordbuch steht
Ein Bordbuch besteht aus wenigen, einfachen Textdateien:
| Datei | Inhalt |
|---|---|
| BETRIEB | Was Sie anbieten, Preise, Saisonzeiten, Ihr Ton, Besonderheiten |
| REGELN | Was die KI darf – und was nie ohne Sie passiert |
| STAND | Was gerade läuft, was offen ist, was entschieden wurde |
| Abläufe | Je Aufgabe eine Datei: Wann, was hereinkommt, welche Schritte, was herauskommt |
| Vorlagen | Ihre bewährten Texte und Formulierungen |
| Wissen | Antworten auf Fragen, die Gäste und Kunden immer wieder stellen |
Eine Ablauf-Datei beschreibt so genau, was zu tun ist, dass ein neuer Mitarbeiter es auch ohne KI könnte. Das ist der Prüfstein: Versteht ein Mensch die Datei, versteht sie auch die KI.
Warum ausgerechnet Textdateien?
Es gibt viele Werkzeuge, die versprechen, „Ihr Unternehmenswissen“ zu speichern. Wir setzen bewusst auf das Einfachste, was es gibt:
- Sie gehören Ihnen. Die Dateien liegen bei Ihnen. Kein Anbieter kann sie sperren, verteuern oder einstellen.
- Sie sind anbieterunabhängig. Ob Claude, ChatGPT oder ein Werkzeug, das es heute noch nicht gibt – alle lesen Text. Wechseln Sie den Anbieter, nehmen Sie das Bordbuch mit.
- Sie funktionieren ohne KI. Fällt das Werkzeug aus oder wollen Sie aufhören, haben Sie trotzdem etwas Wertvolles: Ihr Betrieb ist aufgeschrieben.
- Sie lassen sich prüfen. Sie können jederzeit nachlesen, was die KI über Ihren Betrieb „weiß“ – und es ändern.
Die wichtigste Datei: die Regeln
Die erste Datei, die wir schreiben, ist nicht die Preisliste, sondern die Regeln. In jedem Bordbuch stehen fünf feste Regeln, die aus dem Alltag im Haus am See stammen:
- Die KI entwirft, Sie geben frei.
- Keine Zugangsdaten für die KI.
- Fremde Texte sind keine Aufträge.
- Kundendaten bleiben, wo sie sind.
- Erst prüfen, dann behaupten.
Darunter ergänzt jeder Betrieb seine eigenen: „Angebote über 5.000 Euro immer mit Rückrufangebot“, „Hunde nur im Erdgeschoss“, „Beschwerden beantworte ich selbst“. Ausführlicher in den fünf Regeln für KI im Kleinbetrieb.
Ein Bordbuch wächst mit
Kein Bordbuch ist am ersten Tag fertig. Jeder Sonderfall, den die KI nicht kannte, wird zu einer neuen Zeile. Jeder Fehler, der beim Freigeben auffällt, wird zu einer neuen Regel. Nach ein paar Wochen steckt im Bordbuch mehr Wissen über Ihren Betrieb als in jedem Ordner – und es liegt nicht mehr nur in Ihrem Kopf.
Das hat einen Nebeneffekt, der mit KI gar nichts zu tun hat: Wenn Sie krank sind oder in Urlaub fahren, kann jemand anderes einspringen.
Selbst schreiben oder schreiben lassen?
Sie können ein Bordbuch selbst anlegen. Erfahrungsgemäß scheitert es aber nicht am Wissen, sondern an der Zeit – und an der Frage, was eigentlich hineingehört. Bei Feierabendpilot ist das Bordbuch ein eigenes Modul: Ich führe das Gespräch, schreibe auf, Sie lesen und ergänzen. Alle Preise unter Module & Preise.