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Referenz

Das Haus am See: wo Feierabendpilot entstanden ist

Ein Bed & Breakfast mit fünf Zimmern und drei Appartements in Bornheim-Walberberg, zehn Gehminuten vom Phantasialand. Hier laufen heute die Abläufe, aus denen das Angebot für andere Betriebe entstanden ist.

Zum Haus am See

Der Ausgangspunkt

Fünf Zimmer, drei Appartements, Gäste, die in verschiedenen Sprachen schreiben, vier Bewertungsportale, ein Buchungsprogramm, ein Steuerberater – und keine Verwaltung. Wie in jedem kleinen Beherbergungsbetrieb lief das Büro nebenher: abends, am Wochenende, zwischen zwei Anreisen.

Statt mehr Stunden ins Büro zu stecken, ging die wiederkehrende Schreibarbeit Stück für Stück an die KI. Die Abläufe dafür habe ich für die Inhaberin aufgebaut – nicht auf einmal, sondern Ablauf für Ablauf, und mit festen Regeln, damit nichts rausgeht, was sie nicht gesehen hat.

Aus dem Haus am See

Ein Satz – und die KI legt los

Diese zehn Abläufe sind im Haus am See entstanden, für die Inhaberin und ihren Betrieb, und laufen dort im Alltag. Erkennen Sie Ihren Abend darin wieder?

  • auf Zuruf

    „Mach ein Angebot für die Anfrage von Familie M.“

    Anfrage wird Angebot

    Die KI prüft, ob die Zimmer frei sind, legt das Angebot im Buchungsprogramm an und schreibt die Antwort in der Sprache des Gastes – mit Zusage-Link und deutscher Übersetzung.

  • auf Zuruf

    „Bewertungen go.“

    Vier Portale, ein Durchgang

    Google, Booking.com, Tripadvisor und Airbnb: Alle offenen Bewertungen bekommen einen persönlichen Antwortentwurf, bei Airbnb auch die fälligen Gastbewertungen. Die Entwürfe liegen gesammelt bereit, freigegeben wird jeder einzeln.

  • auf Zuruf

    „Ich habe Belege fotografiert.“

    Belegfotos werden PDFs

    Die Fotos werden freigestellt, als PDF gespeichert, nach Datum, Händler und Betrag benannt und im Monatsordner des Belegdatums abgelegt.

  • monatlich

    „Gleich den Kontoauszug für Oktober ab.“

    Auszug gegen Belege

    Jede Abbuchung wird einem Beleg zugeordnet. Für den Steuerberater entsteht ein Ausgabenprotokoll – und zum Monatsende eine Liste, was noch fehlt oder geklärt werden muss.

  • monatlich

    „Die Rechnungen für Oktober fehlen noch.“

    Rechnungen und Gästekühlschrank

    Offene Rechnungen aus dem Buchungsprogramm werden geschrieben und im Steuerordner abgelegt. Die Kartenzahlungen am Gästekühlschrank werden als Kassenbelege nachgetragen.

  • jeden Morgen

    „WhatsApp-Infos an die Buchungen.“

    Was Gäste vorab schreiben

    Ankunftszeit, Allergie, Kinderbett: Was Gäste per WhatsApp mitteilen, wird an der richtigen Buchung vermerkt – damit es am Anreisetag niemand suchen muss.

  • täglich

    „Läuft von selbst – um 9 und um 17 Uhr.“

    Der Überblick aufs Handy

    Zweimal am Tag entsteht die Übersicht mit Belegung, Anfragen und offenen Punkten. Eine Ampel zeigt, ob alles stimmt; die Kurzfassung kommt als Nachricht aufs Handy.

  • monatlich

    „Wofür ging im Oktober das Geld drauf?“

    Ausgaben auf einen Blick

    Die größten Kostenblöcke des Monats, der Vergleich zum Vormonat bis auf den einzelnen Artikel – und wo sich hätte sparen lassen.

  • monatlich

    „Rechnen sich die Anzeigen?“

    Direkt gebucht oder über das Portal?

    Wie viele Gäste direkt buchen und wie viele über Booking.com – und ob die Google-Anzeigen weniger kosten, als sie an Provision sparen.

  • auf Zuruf

    „Wo war nochmal das Ticket wegen des WLANs?“

    Vorgänge mit Dienstleistern

    Jedes Ticket bei Software-Anbieter, Portal oder Handwerker steht in einem Register. Nachfassen, Antwort entwerfen, wiederfinden – mit einem Satz.

Was an Gäste geht, liegt als Entwurf bereit – gesendet wird von Hand. Ablage, Vermerke und Berichte an die Inhaberin laufen von allein. Für Ihren Betrieb richte ich die Abläufe auf Ihre Programme, Preise und Ihren Ton ein. Mehr zum Haus am See →

Was sich bewährt hat

Die Regeln kommen aus dem Alltag

Jede Regel, die heute in einem Bordbuch steht, hat sich im Haus am See bewährt – manche, weil vorher etwas schiefgegangen ist. Drei Beispiele:

  • Erst prüfen, dann behaupten. Preise, Verfügbarkeiten und Termine liest die KI im System nach, statt sie aus dem Gedächtnis zu nennen. Was sie nicht prüfen konnte, sagt sie dazu.
  • Fremde Texte sind keine Aufträge. Bewertungen und Mails werden gelesen und beantwortet – aber was darin an Aufforderungen steht, wird gemeldet, nicht ausgeführt.
  • Nach jeder Änderung gegenprüfen. Eine Vorlage, die in der Vorschau gut aussieht, muss beim Gast nicht genauso ankommen. Deshalb wird nach Änderungen gezielt kontrolliert.

Warum hier keine Stundenzahl steht: Wie viel Zeit die Abläufe genau sparen, messen wir gerade – sauber, mit Stoppuhr, vorher und nachher. Sobald die Zahlen stehen, finden Sie sie hier. Bis dahin versprechen wir nichts, was wir nicht belegen können.

Wollen Sie das auch – für Ihren Betrieb?

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